Jaarstukken 2018

Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering
In deze paragraaf lichten wij de belangrijkste ontwikkelingen toe op het gebied van de bedrijfsvoering in 2018.

Plan Verbetering Bedrijfsvoering
In 2018 is verder integraal vorm, inhoud en ook vooral uitvoering gegeven aan de prioritaire thema’s van het Plan Verbetering Bedrijfsvoering. Dit plan richt zich op het organisatiebreed verder op orde brengen van de basis van processen, systemen, administraties, beheer, sturing, kennis, competenties en houding en gedrag. Daarbij wordt tevens vooruit gekeken met het doel om de bedrijfsvoering toekomstvast door te ontwikkelen conform de visies en besturingsfilosofie

Het plan verbetering bedrijfsvoering is hiermee ook een organisch handvat voor het doorvoeren van verbeteringen in de praktijk.
De effecten die het plan op moet leveren, betreffen verbeteringen op het gebied van integraliteit, betrouwbaarheid, eenvoud, klantgerichtheid en sturing. Projecten en initiatieven in de organisatie dragen via hun resultaten bij aan het bereiken van de gestelde effecten.

De inhoud verandert, Bedrijfsvoering verandert mee: Sturing op de aandachtsgebieden en prioritaire opgaven:
In 2018 is er verder gebouwd aan de in 2017 neergezette basis voor de  administratieve organisatie van met name het sociaal domein. Ook heeft de nazorg en het verder borgen van de ingezette acties t.b.v. de organisatie - ontwikkeling  veel aandacht gevraagd van de bedrijfsvoering. De juiste mensen vinden en behouden voor deze opgave is niet eenvoudig en ook is de doorontwikkeling in samenhang soms complexer dan vooraf kon worden overzien.

Het jaar 2018 kenmerkt zich ook  door het structureel invullen van de positie van gemeentesecretaris en het hiermee opnieuw richten van het gemeentelijk managementteam op de inhoudelijke sturing op de prioritaire opgaven.

Binnen  het Plan Verbetering Bedrijfsvoering is er verder geprioriteerd en is  gestuurd op verdere realisatie van de volgende 5 hoofdopgaven (Sturing op de aandachtsgebieden en prioritaire opgaven):

  1. Juiste en tijdige management/stuurinformatie met maandelijkse rapportages;
  2. Daadwerkelijk inrichten en doorontwikkelen van de verplichtingenadministratie en bijbehorende stuurinformatie;
  3. Doorontwikkeling van het EHRM systeem met verdere digitalisering van HR-processen en ondersteunende tactische HR-modules  om een bijdrage te leveren aan zelfsturing door leidinggevenden en medewerkers;
  4. Het stimuleren van de bewustwording  over en het uitvoering geven aan de wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid / informatiemanagement;
  5. Verdere inrichting en optimalisatie van de P&C cyclus en bijbehorende rollen;

Wat hebben we daarvoor gedaan?
1. Juiste en tijdige management/stuurinformatie met maandelijkse rapportages

  • Analyse waarin inzichtelijk is gemaakt welke optimalisaties uitgevoerd dienen te worden om de kwaliteit van stuurinformatie te verbeteren. Ook al gedeeltelijk uitvoeren van deze optimalisatie acties met name gericht op de inrichting van informatiesystemen en de (werk)processen voor wat betreft personeelskosten;
  • Er is een set van nieuwe (management)rapportages gerealiseerd vanuit het personeelsinformatiesysteem en HR-ondersteuning, deze dienen nog wel verder doorontwikkeld te worden in 2019 om volledig te voldoen aan de behoefte aan stuurinformatie;
  • Inregelen van een maandelijkse financiële rapportage met aanvullende verantwoordingscriteria, bedoeld om te dienen als basis van voortgangsgesprekken tussen directie en teamleiders.

2. Doorontwikkeling van de verplichtingen administratie

  • Vanaf 1 januari 2018 is registratie van alle verplichtingen boven de € 5.000 verplicht voor alle teams. T.o.v. 2017 kan gesteld worden dat alle teams in 2018 ook daadwerkelijk zijn gaan werken met de verplichtingenadministratie.
  • Sturing hierop is onderdeel van de  managementgesprekken en stuurinformatie wordt verder doorontwikkeld naast instructie en sturing op gedragsverandering en technische doorontwikkeling;

3. Doorontwikkeling  EHRM systeem t.b.v. inzichtelijke personeelsinformatie  een bijdrage aan zelfsturing door manager en medewerker;

  • Dit project is ook in 2018 opgepakt in regionale samenwerking met de gemeenten Horst aan de Maas, Venray en Gennep;
  • Stapsgewijs is het EHRM systeem verder uitgebouwd. De volgende onderdelen zijn deels geïmplementeerd en/of is de implementatie in 2018 gestart: Digitale personeelsdossiers, digitale declaraties en verlof, Verzuimregistratie en signalering, digitalisering in-door-en uitstroomprocessen.

4. Uitvoering geven de wettelijke verplichtingen op het gebied van informatieveiligheid / informatiemanagement aan de hand van de volgende acties in 2018:

  • Vastgestelde meldprocedure datalekken (informatieveiligheid en privacy)
  •  Kaderstellend beleid inzake informatieveiligheid is door directie en college vastgesteld
  • Uitvoering gegeven aan de wettelijke meting   Éénduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) audit voor informatieveiligheid;
  • Uitvoer gegeven aan de geselecteerde Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG)-maatregelen voor 2018.
  • De thema's informatiebeheer (archivering), informatieveiligheid en privacy zijn vanaf 2018 opgenomen in de meerjarenbegroting;

5. Doorontwikkeling van de Planning - en Controlcyclus (P&C cyclus)
De P&C-cyclus wordt  in onze organisatie gezien als hét hoofdproces van en voor de organisatie op het gebied van bedrijfsvoering. Planning en control gaat niet alleen over geld, maar vooral over de voortgang op de inhoudelijke afspraken en ambities (het wat én het hoe).
In 2018 zijn wij gestart met een cyclus van verantwoordingsgesprekken waarin teamleiders de directie informeren over de voortgang van hun teamplannen. Deze cyclus wordt voorgezet in 2019.
Ook is gestuurd op de verdere inhoudelijke en financiële vorming van de teamplannen 2018 . Dit om strakker te sturen op de wijze waarop de teams doelstellingen uit de Programmabegroting gaan realiseren.
De deelprojecten van de doorontwikkeling zijn in 2018 gericht geweest op:

  • Implementatie van maandafsluitingen om de interne sturing te verbeteren;
  • Verdere implementatie van programmasturing en het positioneren van de programmamanagers in de P&C-cyclus;
  • Doorontwikkeling van de P&C rapportages voor college en gemeenteraad.

De gehele doorontwikkeling van de P&C-cyclus loopt door tot en met 2021.

Naast sturing en realisatie van de 5 geformuleerde hoofdopgaven hebben we het volgende gedaan op hoofdlijn:

Inkoop

  • Er is  in 2018 verder invulling gegeven aan het professionaliseren van de centraal gestuurde inkoopfunctie in Venlo. Dit betreft zowel inkoop en aanbesteding alsook contractmanagement. Met name deze laatste heeft in 2018 extra aandacht gekregen. Enerzijds door het uitvoeren van  contractbeheer (registreren en beheren van contracten) en anderzijds adviseren aan de lijn op de naleving van contracten (verantwoordelijkheid in de lijn);
  • Wij hebben aandacht geschonken aan het verhogen van het urgentiebesef van inkoop- én contractmanagement én het verbeteren van interne processen/documenten/werkafspraken, interne besluitvormingstrajecten bij aanbestedingen en inkoopdossiervorming;

Juridische zaken

  • In 2018 is het onderwerp privacy prominent in beeld geweest. Op 25 mei is de AVG in werking getreden
  • Het verwerkingsregister voor privacy en verdere voorbereidingen voor de  Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn opgeleverd en wettelijk verplicht
  • In het kader van klachtafhandeling, maar ook in de afhandeling van bezwaarschriften is onverminderd de nadruk gelegd op de verbinding met de burger. Dit bijvoorbeeld door middel van een informele afhandeling van ruim 97% van alle ingediende klachten.
  • Alleen daar waar dit niet succesvol was, in 3% van de gevallen dus, is de zogenaamde formele procedure opgestart.

Financiën

  • De financiële verordening is met een aantal beleidskaders geactualiseerd en zal verder geïmplementeerd worden.
  • Eerste start met de implementatie van het fiscaal beleidsplan.
  • Ontwikkeling financiële training voor management en medewerkers in het primaire proces. Inmiddels zijn we gestart met het geven van deze financiële basistrainingen. In 2019  zal dit verder een vervolg krijgen.
  • Het volgen en vertalen van alle belangrijke landelijke ontwikkelingen voor wat betreft de financiële verhoudingen.

Opvolging diverse onderzoeken

In 2016 en 2017 hebben diverse onderzoeken plaatsgevonden, met name in het Ruimtelijk-fysieke domein (o.a. Q4 en parkeren). Intern wordt de opvolging van de aanbevelingen uit deze onderzoeken gemonitord door de Controlunit. Op dit moment vindt een dergelijke monitor plaats.
Eén van de onderzoeken betrof het door Ernst & Young uitgevoerde onderzoek naar Q4. Uit dit onderzoek zijn 25 verbeterpunten gedistilleerd, die wij hebben doorvertaald naar een plan van aanpak. Vanaf eind 2016 tot medio 2018 hebben wij vijf voortgangsrapportages uitgebracht om de raad op de hoogte te houden van de opvolging van de aanbevelingen. In de eindrapportage van juni 2018 (RIB nr. 2018-88) hebben we aangegeven dat vanuit Control na ongeveer een half jaar een interne audit zou worden uitgevoerd teneinde onafhankelijk te kunnen vaststellen of de actiepunten blijvend worden opgevolgd.
Begin 2019 is deze audit opgepakt waarover wij in het 2e kwartaal van 2019 rapporteren.

Organisatieontwikkeling
De organisatie is een meerjarig proces ingegaan om zichzelf om te vormen, te kantelen, naar een organisatie die samenwerkt, over de grenzen van teams en afdelingen heen, en in veelvuldig contact met de Venlose samenleving. Wat speelt er in de wereld om ons heen, mondiaal, nationaal en lokaal, en hoe vertalen we dat naar de juiste producten en diensten van de gemeente Venlo voor haar inwoners en maatschappelijke partners. Kern is wat er nódig is, gezien de ontwikkelingen om ons heen.
Begin 2018 zijn vijf thema’s benoemd die als fundament én aanjager fungeren van de doorontwikkeling van de organisatie:

  1. Dienstverlening
  2. Innovatie
  3. Vakmanschap
  4. Aantrekkelijk werkgeverschap en
  5. Sturing

Op basis van het Concernplan organisatieontwikkeling 2018 zijn processen vereenvoudigd en ingekort, er is een schrijftraining verzorgd zodat notities en uitgaande brieven begrijpelijker worden, er zijn via het trainee-programma van de Provincie jonge hoogopgeleide mensen binnengehaald. Ook wordt veel zakelijker dan voorheen gekeken naar contracten, overeenkomsten en prestaties. Verantwoording afleggen is geprofessionaliseerd, en we hebben programmatisch werken c.q. programmamanagement  ontwikkeld en geïmplementeerd. De directie is nadrukkelijk aan zet als het gaat om de beheersing van kosten. De doorontwikkeling van de organisatie loopt derhalve zowel via een ‘zacht’ spoor als een ‘hard’ spoor. In 2019 gaan we daarmee verder, waarbij de nadruk op professionaliteit, zakelijkheid en resultaatgerichtheid zal liggen. Met de Ondernemingsraad is een traject gestart om de besturingsfilosofie te actualiseren, meer op maat gesneden en met haalbare ambities op de schaal van Venlo.

Regionale Samenwerking
Terwijl de gemeente Venlo hard werkt aan de verbetering van de interne kwaliteit van haar organisatie is zij ook actief betrokken bij regionale samenwerking met gemeenten uit de regio (o.a. met de gemeenten Horst aan de Maas en Venray). Als grootste gemeente in de regio draagt Venlo hierbij een belangrijke verantwoordelijkheid. Op specifieke thema’s (o.a. ICT, HRM, Gegevenshuis, Shared Services, KCC) zijn plannen geconcretiseerd, uitgewerkt. Het aanbrengen van een nadere focus bleek in 2018 noodzakelijk om in de uitvoering resultaten te boeken denk hierbij aan:

  • gezamenlijke kaartinkoop voor het gegevenshuis
  • gezamenlijke visie gegevenshuis
  • gezamenlijke aanbesteding telefonieplatform en kennisbank
  • gezamenlijke aanbesteding en implementatie personeelsinformatiesysteem
  • regionale inzet van HR-, burgerzaken- en salarisspecialisten
  • beschrijven en optimaliseren van werk en dienstverleningsprocessen

Er is in 2018 enigszins getemporiseerd vanwege de  start en het goed aanhaken van een geheel nieuw college en nieuwe secretaris.  Goede afstemming met de partners is zowel inhoudelijk als ook wat betreft snelheid belangrijk. Er is voor gewaakt worden dat veranderingen blijven aansluiten bij de interne organisatie van de gemeente Venlo en dat nog geen onomkeerbare besluiten worden genomen bij de formalisatie van deze samenwerkingen.
Eind 2018 dient zich er een vervolgfase aan waarin de vraag door de colleges van de samenwerkende gemeenten moet worden beantwoord hoever zij kunnen en willen gaan met het verder investeren en formaliseren van deze bedrijfsvoeringssamenwerking. Hier wordt begin 2019 een besluit over genomen.
Personeelsbegroting
In de onderstaande tabel worden het budget en de realisatie van de Personeelsbegroting gepresenteerd:

Personeelsbegroting per 31 december 2018

FTE

Personeelsbegroting (x € 1 mln)

Formatie

Bezetting

Saldo

Begroting

Realisatie

Saldo

Bestuur

11,50

11,30

0,20

1,98

1,98

0,00

Teams

949,20

865,45

83,75

69,49

69,15

0,34

Concern

0,00

0,00

0,00

2,02

1,30

0,72

Totaal

960,70

876,75

83,95

73,49

72,43

1,06

Formatie en bezetting
De vermelde bezetting van 876,75 fte  betreft de personele bezetting met een aanstelling op de formatie (taken) . De ruimte van  83,95 fte (formatie vs bezetting) betreft een momentopname op 31 december 2018. Zoals in de Finrap vermeld is er uitdrukkelijk gestuurd teneinde binnen de budgettaire kaders van de personeelsbegroting te blijven. Verzoeken voor extra of vervangende personele capaciteit zijn mede gezien het afnemen van de beschikbare budgetten voor personeel per 2019  op concernniveau integraal afgewogen waarbij zeer selectief invulling heeft plaatsgevonden. Bovendien is reguliere inhuur ingezet als noodzakelijk flexibele schil .

Resultaat
Het resultaat van €  1,06 mln is inclusief  € 0,43 mln aan middelen welke zijn bestemd voor het generatiepact (storting naar bestemmingsreserve). Na het bestemmen van deze middelen resulteert een resultaat van € 0,63 mln waarvan per saldo  een bedrag van -  € 0,14 mln dient te worden gerelateerd aan personele inzet ten behoeve van projecten en organisatieproducten. Het betreft hier activiteiten welke oorspronkelijk administratief elders zijn begroot in de Baten & Lasten (materieel budget) en projecten maar direct gerelateerd zijn aan de personele inzet binnen de teams.  
Het resultaat op de Personeelsbegroting bedraagt derhalve ultimo 2018  € 0,49 mln voordelig.

Generatiepact : Met ingang van 1 juli 2018 is het generatiepact in Venlo ingevoerd onder de voorwaarde dat de vrij gekomen financiële ruimte wordt benut voor de instroom van jongeren (en de doorstroom van medewerkers) zoals nadrukkelijk is afgesproken met het GO.  In 2018 heeft er geen herbezetting plaatsgevonden op de vrijgekomen formatie van de deelnemers aan het generatiepact. De middelen die daarmee zijn uitgespaard, zijn apart gezet in een bestemmingsreserve ten behoeve van herbezetting in het kader van het generatiepact.

Reguliere en specifieke inhuur
Reguliere inhuur is inhuur om onze reguliere taken te kunnen uitvoeren in gevallen van ziekte, het opvangen van piekbelastingen of vacatures die nog niet ingevuld zijn. Specifieke inhuur betreft personele inhuur voor specialistische deskundigheid. De realisatie van de totale reguliere inhuur ( gebudgetteerd in de Personeelsbegroting) bedraagt per 31 december € 5,7 miljoen. De realisatie van specifieke inhuur, gedekt uit project- en productbudgetten, bedraagt per 31 december €  2,5 miljoen. De realisatie van de totale inhuur specifiek en regulier bedraagt per 31 december dus € 8,2 miljoen. Het percentage inhuur ten opzichte van de personeelsbegroting 2018 bedraagt per 31 december 11,1%. De door de gemeenteraad gestelde norm voor de totale uitgaven van inhuur 2018 in relatie tot de totale personeelsbegroting 2018 bedraagt 8,0%. Oorzaken van deze  overschrijding zijn het flexibel invullen van tijdelijke formatieplaatsen, piekbelastingen (flexibele schil), inleen van WAA medewerkers in verband met de vertraagde transitie, inhuur in relatie tot ziekte en inhuur op leidinggevende functies.

Problematiek dekking projecturen en personeelskostenbegroting
In de begroting 2019-2022 hebben wij u de problematiek dekking projecturen geschetst en heeft u aanvullende middelen beschikbaar gesteld voor oplossing van deze problematiek. Dezelfde problematiek is ook van toepassing op het jaar 2018. In de FinRap hebben wij u geïnformeerd dat de verwachting was dat voor een bedrag van € 1,8 miljoen aan uren en overhead niet 'declarabel' zou zijn in relatie tot (investerings)projecten, grondexploitaties en groot onderhoud. Wij hebben aangegeven dit in het jaarrekeningtraject nog nader inhoudelijk te analyseren.

Het tekort aan 'declarabele' uren is na het uitvoeren van deze analyse teruggebracht met € 0,8 miljoen tot een bedrag van € 0,96 miljoen nadelig. Dit tekort wordt op hoofdlijn veroorzaakt door:

  • inzet van projectleiders en- ondersteuners op urgente, prioritaire en niet 'declarabele' werkzaamheden in plaats van 'declarabele' en gebudgetteerde (investerings)projecten, grondexploitaties en groot onderhoud. Voorbeelden zijn werkzaamheden in relatie tot Vastenavondkamp, herontwerp subsidiestelstel, verkopen buiten grondexploitaties, klein onderhoud;
  • improductieve en indirect productieve uren: voorbeelden zijn werkzaamheden vertrouwensperso(o)n(en), langdurig ziekteverzuim, generatiepact, ouderschapsverlof.

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering
Vanaf het begrotingsjaar 2017 zijn gemeenten verplicht de effecten van beleid toe te lichten door een vaste set beleidsindicatoren op de nemen in de begroting en de jaarrekening. De meeste van deze indicatoren zijn te vinden op www.waarstaatjegemeente.nl, onder het dashboard “Besluit Begroting en Verantwoording”. Dat geldt niet voor de beleidsindicatoren op het gebied van bedrijfsvoering. Hiervoor is geen landelijke bron beschikbaar. Deze indicatoren  zijn gebaseerd op eigen gemeentelijke informatie.

Hoewel we pas vanaf de begroting 2017 verplicht zijn deze indicatoren te presenteren, zien wij voldoende meerwaarde om ook al in de jaarrekening 2018 inzicht te verschaffen in de bedrijfsvoeringsindicatoren.

In deze paragraaf worden deze beleidsindicatoren gepresenteerd en nader toegelicht.

Beleidsindicatoren bedrijfsvoering

2017

2018

2018

Rekening

Begroting

Rekening

1. Formatie: aantal fte per 1.000 inwoners

9,30

9,20

9,49

2. Bezetting: aantal fte per 1.000 inwoners

9,00

9,20

8,66

3. Kosten externe inhuur als % van totale loonsom

11%

3%

11%

4. Overhead; % van totale lasten

9%

9%

9%

5. Apparaatskosten per inwoner

€ 786,12

€ 881,78

€ 771,71

1+2 Formatie en bezetting
De gepresenteerde fte's zijn exclusief formatie en bezetting van B&W, Raad en Raadsgriffie. In de formatie wordt geen expliciet onderscheid gemaakt tussen fte formatie werken voor derden ( bijvoorbeeld Werkplein Venlo-Venray) en fte formatie van Venlo zelf.

3. Externe inhuur
De kosten van de totale reguliere inhuur op organisatieniveau mogen niet meer bedragen dan 8% van de personele lasten. De personele lasten worden hierbij gelijk gesteld aan het totaal van de laatst vastgestelde PersoneelsKostenBegroting  (begrotingsbehandeling 4 november 2016, amendement Specifieke & reguliere inhuur 2017-2020). Een verklaring met betrekking tot de inhuur voor 2018 is opgenomen in de toelichting op de Personeelsbegroting.
4. Overhead
Onder de overheadkosten vallen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Met het primair proces worden de activiteiten bedoeld die rechtstreeks een bijdrage leveren aan de totstandkoming van de producten en diensten voor onze burgers en bedrijven.

5. Apparaatskosten
De apparaatskosten bestaan uit de loonkosten voor het ambtelijk apparaat, de inhuur en de totale kosten voor overhead (zoals huisvesting en ICT). Kosten voor diensten die zijn uitbesteed, zoals de belastingsamenwerking BSGW vallen niet onder de apparaatskosten. Gemeenten die veel diensten uitbesteden hebben dan ook naar verwachting relatief lage apparaatskosten ten opzichte van gemeenten met weinig uitbestede taken.

ga terug