Uw gemeenteraad heeft 19 december 2018 het controleprotocol 2018 vastgesteld. Het uitgangspunt hierbij is dat overschrijdingen van de lasten op de totalen per programma en de algemene dekkingsmiddelen dienen te worden toegelicht. In het controleprotocol 2018 van de auditcommissie wordt naar de Kadernota rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV verwezen. Hierin zijn de volgende zeven “soorten” begrotingsafwijkingen benoemd:

1. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor men tegen beter weten in geen voorstel tot begrotingsaanpassing heeft ingediend. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in regelgeving (subsidieregeling, -verordening) was gedefinieerd (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
2. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar waarbij de onafhankelijk accountant ondubbelzinnig vaststelt dat die ten onrechte niet tijdig zijn gesignaleerd. Bijvoorbeeld: de verwachte kostenoverschrijding op jaarbasis was via tussentijdse informatie al wel bekend, maar men heeft geen voorstel tot begrotingsaanpassing ingediend of dit niet gemeld in de prognose einde jaar en dit is in strijd met de budgetregels zoals afgesproken met de raad (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
3. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
4. Kostenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen. Vaak blijkt vanwege dit open karakter in het kader van het opmaken van de jaarrekening een (niet eerder geconstateerde) overschrijding (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
5. Kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door extra inkomsten die niet direct gerelateerd zijn. Over de aanwending van deze extra inkomsten heeft de raad nog geen besluit genomen (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel);
6. Kostenoverschrijdingen inzake activiteiten welke achteraf als onrechtmatig moeten worden beschouwd omdat dit bijvoorbeeld bij nader onderzoek van de subsidieverstrekker, belastingdienst of een toezichthouder blijkt (bijvoorbeeld een belastingnaheffing). Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatieverschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving die na het verantwoordingsjaar aan het licht komen. Er zijn dan geen rechtmatigheid gevolgen voor dat verantwoordingsjaar. Wel zal de gemeente er voor moeten zorgen dat de overschrijdingen getrouw in de jaarrekening worden weergegeven. Ook kunnen er gevolgen zijn voor het lopende jaar.
   - geconstateerd tijdens het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - geconstateerd na het verantwoordingsjaar (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel);
7. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten (investeringen) waarvan de gevolgen voornamelijk zichtbaar worden via hogere afschrijvings- en financieringslasten in het jaar zelf of pas in de volgende jaren.
   - jaar van investeren (onrechtmatig, telt wel mee voor het oordeel)
   - afschrijvings- en financieringslasten in latere jaren (onrechtmatig, telt niet mee voor het oordeel).

Navolgend worden de in bovenstaande tabel gepresenteerde overschrijdingen, per programma, nader toegelicht.

Kostenoverschrijdingen van programma 1

In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten in programma 1 benoemd.

Toelichting
De overschrijding binnen programma 1 wordt voornamelijk veroorzaakt door een overschrijding op de uitgaven betreffende pensioenen voor wethouders. Vanwege nieuwe actuariële berekeningen die eerder nog niet bekend waren en de instroom van nieuwe wethouders heeft er een forse dotatie aan de voorziening wethouderspensioenen moeten plaatsvinden. Deze was zoals gezegd eerder niet voorzien. De overschrijding is hiermee onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel van de onafhankelijke accountant vanwege de toekomstige verplichting. In feite is dit een vorm van open einde regeling waarbij vaak pas in het jaarrekeningtraject duidelijk wordt wat de consequenties zijn.
Verder valt binnen programma 1 de overschrijding op levenszaken op. Deze wordt voornamelijk veroorzaakt door overschrijdingen op personeelskosten voor werkzaamheden betreffende het Register Niet Ingezetenen en de uitgifte van rijbewijzen. Hier staan echter ook direct gerelateerde inkomsten tegenover, waardoor de overschrijding weliswaar onrechtmatig is maar hierdoor niet mee telt voor het oordeel.
Ten slotte valt de overschrijding op 'werken voor derden' op. Voor een deel worden deze meerkosten afgedekt door direct gerelateerde inkomsten, voor een deel kunnen de gemaakte kosten verhaald worden. Vanuit dit budget worden namelijk door derden veroorzaakte schades bekostigd. De overschrijding van de lasten is in dit geval dus onrechtmatig, maar telt niet mee voor het oordeel vanwege de deels direct gerelateerde opbrengsten en vanwege het open einde karakter.

Kostenoverschrijdingen van programma 6
In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten in programma 6 benoemd.

Toelichting
De overschrijding op 'Ontwikkelen bedrijventerreinen' doet zich voornamelijk voor binnen het product 'aanbod werklocaties' en betreft hiermee een bouwgrondexploitatie. Bouwgrondexploitaties verlopen kostenneutraal. De overschrijding op de lasten wordt hierdoor direct gecompenseerd door hogere opbrengsten waardoor deze onrechtmatigheid niet mee telt voor het oordeel.

Kostenoverschrijdingen van programma 7
In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten in programma 7 benoemd.

Toelichting

De overschrijding op de lasten binnen programma 7 wordt voornamelijk veroorzaakt door hogere personeelskosten dan begroot. Daarnaast zijn kosten gerealiseerd die eigenlijk op een ander product thuis horen maar die (ten onrechte) niet zijn gecorrigeerd. Verder zijn meer kosten gerealiseerd dan begroot om het mogelijk te maken het zwembad langer open te houden. Tenslotte is de boekwaarde van het zwembad afgewaardeerd naar '€ 0,-' wat een negatief effect heeft gehad op de uitgaven binnen programma 7. U bent hierover in 2018 geïnformeerd waardoor deze overschrijding weliswaar onrechtmatig is, maar niet meetelt voor het oordeel.

Kostenoverschrijdingen van programma 9
Hoewel een overschrijding op het lastenbudget per definitie onrechtmatig is en daarom nader toegelicht dient te worden is voor programma 9 bewust de keuze gemaakt om geen nadere toelichting te verschaffen. De overschrijding op de lasten binnen programma 1 bedraagt namelijk € 29.000 en is het resultaat van diverse kleinere over- en onderschrijdingen op de diverse collegeproducten binnen programma 9.

Kostenoverschrijdingen van programma 12

In onderstaande tabel worden de grootste kostenoverschrijdingen in beeld gebracht met daarbij de soort overschrijding. In deze analyse wordt onderscheid gemaakt tussen onrechtmatigheden die wél, c.q. niet meetellen voor de strekking van de controleverklaring. In totaliteit overtreffen de overschrijdingen het totale programmasaldo, daarom is onderaan in de tabel de totale onderschrijding op producten in programma 12 benoemd.

Toelichting

Het grootste deel van de overschrijding op de lasten binnen programma 12 is te verklaren door een overschrijding op 'overheadkosten'. Deze overschrijding heeft een directe link met het SSC NML. Alle kosten van het gehele SSC zijn in 2018 nog opgenomen in de begroting van Venlo. Daar tegenover staan ook de direct te relateren inkomsten van de overige deelnemers aan de batenkant. Hiermee is de overschrijding weliswaar onrechtmatig, maar telt deze niet mee voor het oordeel.
Verder is, zoals eerder gemeld bij FinRap 2018, voor ongeveer € 0,7 miljoen aan overheadkosten met een relatie tot projecten, grondexploitaties en het project 'Meer Maas meer Venlo' niet gerealiseerd.